Caso · Consultora, Estados Unidos
Relatórios de sexta que se escrevem sozinhos.
Os sócios de uma consultora americana passavam as tardes de sexta a juntar números de quatro ferramentas num só relatório. Hoje, um Analyst escreve-o antes do almoço e um Orchestrator trata do onboarding de clientes do princípio ao fim.
- Setor
- Serviços profissionais
- Equipa
- Sócios e delivery
- Agentes
- Analyst + Orchestrator
- Em produção em
- 30 dias
Resultados
Caso ilustrativo, baseado em projetos reais. Os números são representativos.
Antes
Gente sénior a fazer trabalho de júnior.
Horas, faturas, pipeline e estado dos projetos viviam em quatro ferramentas. Todas as sextas, os sócios exportavam, colavam e conferiam. Cada cliente novo eram duas semanas de emails para juntar documentos e montar o projeto.
Quem fazia o copiar-colar eram as pessoas mais caras da empresa. E as horas que ninguém registava a tempo nunca chegavam a uma fatura.
O que construímos
Dois agentes que fazem a papelada que ninguém fatura.
Ligados ao HubSpot, ao Google Drive, ao QuickBooks e ao Slack. Os sócios leem o relatório no Slack, como sempre.
HubSpot, QuickBooks, Drive
Horas, faturas, pipeline e documentos, onde já estão.
Orchestrator
Trata do onboarding: junta os documentos, monta o projeto, marca o arranque.
Analyst
Escreve o relatório semanal e aponta os projetos acima do orçamento e as horas por faturar.
Sócios
Nada chega a um cliente sem o gestor de conta aprovar primeiro.
- Regra de aprovação
- Tudo o que chega ao cliente passa pelo gestor de conta
- Memória partilhada
- Propostas anteriores, tabelas de preços, modelos de projeto, histórico de clientes
- Ligado a
- HubSpot · QuickBooks · Google Drive · Slack
Os 30 dias
Da primeira chamada à produção, semana a semana.Semana a semana.
- SEMANA 0
Diagnosticar
Assistimos a um relatório de sexta e a dois onboardings. Mapeámos cada passo e cada ferramenta.
- SEMANA 1
Mapear
Acesso ao HubSpot, ao QuickBooks e ao Drive. Métrica assinada: horas dos sócios em papelada.
- SEMANA 2
Construir
Analyst e Orchestrator construídos. Formato do relatório fechado com os sócios.
- SEMANA 3
Provar
Os agentes correram ao lado do processo antigo. Números conferidos linha a linha.
- DIA 30
Em produção
Relatório de sexta entregue pelo agente. Onboarding automatizado de ponta a ponta.
Depois
O que mudou.
Medido no centro de comando, face à métrica acordada na primeira semana.
| Métrica | Antes | Após 90 dias |
|---|---|---|
| Horas dos sócios no relatório semanal | 14 h | 1 h |
| Onboarding de um cliente novo | 2 semanas | 3 dias |
| Erros nos relatórios por mês | ~12 | 1 |
| Tempo para entregar uma proposta | 5 dias | No próprio dia |
| Derrapagens de orçamento vistas a tempo | Raramente | Todas as semanas |
| Horas por faturar por mês | ~20 h | ~4 h |
- Horas dos sócios no relatório semanal14 h, agora 1 h
- Onboarding de um cliente novo2 semanas, agora 3 dias
- Erros nos relatórios por mês~12, agora 1
- Tempo para entregar uma proposta5 dias, agora No próprio dia
- Derrapagens de orçamento vistas a tempoRaramente, agora Todas as semanas
- Horas por faturar por mês~20 h, agora ~4 h
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